Gestion : comment classer ses pièces comptables ?

Que vous démarriez votre activité d’avocat ou la pratiquiez depuis de nombreuses années, vous êtes de ces phobiques de la « paperasse » … ANAFAGC, votre partenaire, vous donnes ses conseils pour classer vos pièces comptables de manière efficace et assurer la bonne tenue de votre comptabilité !

PREMIÈRE ÉTAPE | FAITES LE POINT SUR LES DOCUMENTS RELATIFS À VOTRE ACTIVITÉ

• Formulaires d’affiliation à l’Urssaf et à la CNBF.
• Avis de situation SIRENE.
• Memento fiscal et avenants.
• Informations sur vos accès aux espaces professionnels des sites Urssaf, CNBF et impots.gouv.
• Échanges avec l’administration fiscale.
• Autres documents permanents….

DEUXIÈME ÉTAPE | RÉPERTORIEZ LES CONTRATS SIGNÉS AVEC DES TIERS

• Contrat de collaboration si vous êtes collaborateur.
• Contrat de collaboration avec vos collaborateurs si vous êtes un cabinet d’avocats ayant des collaborateurs.
• Bail signé avec le bailleur des locaux.
• Contrat de prêt avec échéancier.
• Contrat de leasing.
• Lettres de mission avec ANAFAGC (bulletin d’adhésion, lettre de mission VISA FISCAL, lettre de mission SOLUTIONS LOGICIELLES, lettre de mission PRESTATION COMPTABLE, mandat SEPA)
• Relevé d’identité bancaire.
• Mandat bancaire.
• Factures d’immobilisations (ordinateur, mobilier, travaux, etc.).
• Et autres…

TROISIÈME ÉTAPE | CONSTITUEZ-VOUS DES DOSSIERS PAR ANNÉE FISCALE, ET DES SOUS-DOSSIERS PAR MOIS

• Relevé bancaire annoté des commentaires sur les opérations recensées sur le relevé.
• Remises de chèques ou bordereaux des virements reçus accompagnés des notes d’honoraires émises.
• Ordres de virement ou copies des chèques émis accompagnés des factures reçues
• Si débit immédiat de la carte bleue, facturettes de CB faisant apparaître le montant HT ainsi que la TVA
• Si débit différé, relevé de cartes bleues avec facturettes de de CB faisant apparaître le montant HT ainsi que la TVA
• Autres pièces justificatives rangées dans l’ordre du relevé (cotisations barreau, débours, déclarations de TVA, bordereaux CFE, prise en charge de ma formation, etc…)

QUATRIÈME ÉTAPE | PRÉPAREZ LES DOCUMENTS NÉCESSAIRES À L’ÉTABLISSEMENT DE LA LIASSE OU DES COMPTES DANS LE CADRE DU RÉGIME MICRO-BNC

• Préparez un sous-dossier « TVA » et y rangez les douze déclarations de TVA mensuelles ou les quatre déclarations trimestrielles ou les bordereaux d’acomptes de TVA ainsi que la CA12 (à rechercher dans les sous-dossiers mensuels).
• Préparez un sous-dossier « Charges sociales » et y rangez les bordereaux Urssaf et CNBF.
• Préparez un sous-dossier « Autres »et y rangez les documents autres que des factures).

CINQUIÈME ET DERNIÈRE ÉTAPE | VOS PIÈCES SONT PRÊTES ET IL NE VOUS RESTE PLUS QU’À :

• les saisir par ordre chronologique sur AIDAVOCAT Compta/I-COMPTA si vous avez choisi la prestation GESTION COMPTABLE ASSISTÉE ;

BON À SAVOIR
Si plusieurs opérations sont à une même date, commencez par les recettes et ensuite les dépenses

• les envoyer à votre interlocuteur dédié ANAFAGC si vous avez choisi la prestation TRAITEMENT GLOBAL.

Vous voilà à jour, vos pièces bien rangées et votre interlocuteur ANAFAGC heureux…. de pouvoir vous consacrer du temps pour vous conseiller plutôt que vous réclamer ces fameuses pièces.

>> À lire également pour plus de détails : « Le classement des pièces comptables » p.39 dans notre Guide Jeunes Avocats.