Gestion : comment classer ses pièces comptables ?
JEUNES AVOCATS 09 mars 2021

Gestion : comment classer ses pièces comptables ?


Que vous démarriez votre activité d’avocat ou la pratiquiez depuis de nombreuses années, vous êtes de ces phobiques de la « paperasse »… ANAFAGC, votre partenaire, vous donne les cartes pour classer vos pièces comptables de manière efficace !

 

PREMIÈRE ÉTAPE | FAITES LE POINT SUR LES DOCUMENTS RELATIFS À VOTRE ACTIVITÉ

  • Formulaires d’affiliation à l’Urssaf et à la CNBF.
  • Avis de situation SIRENE.
  • Memento fiscal et avenants.
  • Informations sur vos accès aux espaces professionnels des sites Urssaf, CNBF et impots.gouv.
  • Échanges avec l’administration fiscale.
  • Autres documents permanents….

 

DEUXIÈME ÉTAPE | RÉPERTORIEZ LES CONTRATS SIGNÉS AVEC DES TIERS

  • Contrat de collaboration si vous êtes collaborateur.
  • Contrat de collaboration avec vos collaborateurs si vous êtes un cabinet d’avocats ayant des collaborateurs.
  • Bail signé avec le bailleur des locaux.
  • Contrat de prêt avec échéancier.
  • Contrat de leasing.
  • Lettres de mission avec ANAFAGC (bulletin d’adhésion, lettre de mission VISA FISCAL, lettre de mission SOLUTIONS LOGICIELLES, lettre de mission PRESTATION COMPTABLE, mandat SEPA)
  • Relevé d’identité bancaire.
  • Mandat bancaire.
  • Factures d’immobilisations (ordinateur, mobilier, travaux, etc.).
  • Et autres…

 

TROISIÈME ÉTAPE | CONSTITUEZ-VOUS DES DOSSIERS PAR ANNÉE FISCALE, ET DES SOUS-DOSSIERS PAR MOIS

  • Relevé bancaire annoté des commentaires sur les opérations recensées sur le relevé.
  • Remises de chèques ou bordereaux des virements reçus accompagnés des notes d’honoraires émises.
  • Ordres de virement ou copies des chèques émis accompagnés des factures reçues
  • Si débit immédiat de la carte bleue, facturettes de CB faisant apparaître le montant HT ainsi que la TVA
  • Si débit différé, relevé de cartes bleues avec facturettes de de CB faisant apparaître le montant HT ainsi que la TVA
  • Autres pièces justificatives rangées dans l’ordre du relevé (cotisations barreau, débours, déclarations de TVA, bordereaux CFE, prise en charge de ma formation, etc…)

 

QUATRIÈME ÉTAPE | PRÉPAREZ LES DOCUMENTS NÉCESSAIRES À L’ÉTABLISSEMENT DE LA LIASSE OU DES COMPTES DANS LE CADRE DU RÉGIME MICRO-BNC

  • Préparez un sous-dossier « TVA » et y rangez les douze déclarations de TVA mensuelles ou les quatre déclarations trimestrielles ou les bordereaux d’acomptes de TVA ainsi que la CA12 (à rechercher dans les sous-dossiers mensuels).
  • Préparez un sous-dossier « Charges sociales » et y rangez les bordereaux Urssaf et CNBF.
  • Préparez un sous-dossier « Autres »et y rangez les documents autres que des factures).

 

CINQUIÈME ET DERNIÈRE ÉTAPE | VOS PIÈCES SONT PRÊTES ET IL NE VOUS RESTE PLUS QU’À :

  • les saisir par ordre chronologique sur AIDAVOCAT Compta/I-COMPTA si vous avez choisi la prestation « GESTION COMPTABLE ASSISTÉE » ;

BON À SAVOIR
Si plusieurs opérations sont à une même date, commencez par les recettes et ensuite les dépenses

  • les envoyer à votre interlocuteur dédié ANAFAGC si vous avez choisi la prestation « TRAITEMENT GLOBAL ».

 

Vous voilà à jour, vos pièces bien rangées et votre interlocuteur ANAFAGC heureux…. de pouvoir vous consacrer du temps pour vous conseiller plutôt que vous réclamer ces fameuses pièces.

*#ÀVousDeJouer !

 

>> À lire également pour plus de détails : « Le classement des pièces comptables » p.39 dans notre Guide Jeunes Avocats, édition 2021.

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